Правительство РФ утвердило форму транспортной накладной в приложении №4 к правилам перевозок грузов автомобильным транспортом (см. Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).
Документ включает в себя информацию о грузоперевозке, которую согласовывают грузоотправитель и перевозчик:
- дату, время, адрес погрузки и выгрузки груза;
- штрафы за простой транспорта, задержку доставки;
- параметры транспортного средства;
- особые условия доставки груза и другие сведения.
ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена (они же титулы или разделы) и четырех необязательных. Формат транспортной накладной утвержден в приказе ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Все титулы/разделы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП).
| Этап | Титул | Кто подписывает | Содержание раздела |
|---|---|---|---|
| Погрузка | 1 | Грузоотправитель | О сторонах перевозки, условиях договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах |
| Погрузка | 2 | Перевозчик | О состоянии груза при приеме к перевозке |
| Выгрузка | 3 | Грузополучатель | О приеме товара от перевозчика, состоянии груза |
| Выгрузка | 4 | Перевозчик | О сдаче груза получателю |
| Фиксация стоимости | 5 | Перевозчик | Стоимость перевозки |
| Фиксация стоимости | 6 | Грузоотправитель | Стоимость перевозки |
| Переадресация | 7 | Перевозчик | Об изменении грузополучателя либо его адреса |
| Эстафета | 8 | Перевозчик | О смене водителя или транспортного средства |
Титулы 1-4 являются обязательными. Титулы 5-8 необязательные и заполняются при необходимости.
ЭТрН обязательна в следующих случаях:
- Перевозка осуществляется транспортной компанией по договору собственным или арендованным транспортом транспортной компании, водитель является сотрудником транспортной компании.
- Перевозка организована по договору ТЭУ через экспедитора с выдачей экспедиторской расписки. Если экспедитор выступает только как агент, то он не участвует в оформлении ЭТрН.
Транспортная накладная не нужна, если нет договора перевозки и в перевозке не участвует привлеченный перевозчик (ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Электронный формат не меняет этих правил.
- Без договора перевозки: поставщик доставляет свой товар покупателю собственным транспортом, а доставка не выделена как отдельная оплачиваемая услуга. Также договор перевозки не подписывают при самовывозе: покупатель на своем автомобиле забирает товар со склада поставщика.
- Между подразделениями: когда компания перевозит грузы между своими филиалами/подразделениями/складами на собственном транспорте.
- Для личных нужд: перевозка для физического лица для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью или для плательщика НПД (самозанятого).
Шаг 1. Получить сертификат КЭП для уполномоченных лиц.
Специалисты, которые будут подписывать ЭТрН от лица компании, должны получить сертификат электронной подписи физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре. Использовать КЭП нужно вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) для подтверждения полномочий сотрудника от имени организации.
Шаг 2. Подключиться к оператору ИС ЭПД.
Оператор будет обрабатывать и отправлять ЭТрН через свой сервис в ГИС ЭПД. Минтранс провел аккредитацию и сформировал специальный реестр таких операторов.
Шаг 3. Приобрести технические средства.
Сотрудникам, которые будут принимать, перевозить и отгружать товар, нужен смартфон или планшет с доступом к ЭДО.
- Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учетной системе или веб-интерфейсе, подписывает свой титул (раздел) КЭП и передает его через оператора ЭПД в ГИС ЭПД.
- Провайдер передает ЭТрН перевозчику и получателю груза.
- Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП.
- Водитель Перевозчика получает QR-код ЭТрН на перевозку груза. Данный QR-код необходимо предъявлять по требованию сотрудников ГИБДД или Ространснадзора при проверке на дороге.
- Грузополучатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.
- Водитель Перевозчика подтверждает передачу груза.
- Перевозчик подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.